Szanowny Działkowcu! W tym roku otrzymasz zaproszenie na walne zebranie sprawozdawczo – wyborcze na którym będziesz miał możliwość wybrać władze Rodzinnego Ogrodu Działkowego i sam do nich kandydować. Twoja obecność i Twój głos ma znaczenie! Zapoznaj się z ważnymi informacjami dotyczącymi przygotowanych materiałów i samego przebiegu obrad.

 

Na co najmniej 7 dni przed Walnym Zebraniem, Zarząd ROD w dwóch różnych terminach wykłada do wglądu następujące dokumenty:

  • sprawozdanie z działalności Zarządu ROD za 2023 rok,
  • sprawozdanie finansowe ROD za 2023 rok,
  • sprawozdanie Komisji Rewizyjnej ROD za 2023 rok,
  • sprawozdanie z działalności Zarządu ROD w kadencji 2019-2024,
  • sprawozdanie Komisji Rewizyjnej ROD za kadencję 2019-2024,
  • projekt planu pracy na 2024 rok,
  • projekt programu działania na kadencję,
  • projekty uchwał walnego zebrania w tym przede wszystkim dotyczące opłat ogrodowych ze wskazaniem proponowanych stawek w 2024 roku,
  • projekt preliminarza finansowego na 2024 rok,
  • dokumenty związane z planowanymi inwestycjami w ROD (tj. wniosek zarządu ROD na WZ, informacja o zakresie i terminie planowanych prac, sposób realizacji i finansowania zadania, a także wstępny kosztorys inwestycji).

 

Warto skorzystać z możliwość spokojnego zapoznania się z powyższymi dokumentami i zadania ewentualnych pytań Zarządowi ROD. Ułatwi to sprawny przebieg obrad walnego zebrania.

Na odwrocie zaproszenia (poniżej) znajdziesz informację o terminach i miejscu wyłożenia dokumentów do wglądu.

www

Uwaga! W walnym zebraniu mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie PZD z danego ROD (nie zabieramy ze sobą osób towarzyszących). Należy mieć przy sobie dokument potwierdzający tożsamość, który trzeba okazać przy podpisywaniu listy obecności.

Jak przebiega walne zebranie sprawozdawczo – wyborcze?

 

1.Rozpoczyna je prezes zarządu ROD. Następnie w głosowaniu wybierany jest przewodniczący zebrania. Od tej pory on prowadzi obrady

2.Przewodniczący poddaje pod głosowanie proponowaną liczbę i skład Prezydium Zebrania (czuwa ono nad prawidłowym przebiegiem obrad).

3.Przewodniczący wyznacza samodzielnie protokolanta.

4.Przewodniczący poddaje pod głosowanie decyzję o zatwierdzeniu regulaminu walnego zebrania

5.Przewodniczący poddaje pod głosowanie proponowany porządek obrad. To jest jedyny moment kiedy można dodać jakiś punkt / temat do porządku.

6.Przewodniczący poddaje pod głosowanie proponowaną liczbę i skład Komisji Mandatowej, Komisji Wyborczej, Komisji Uchwał i Wniosków.

  • Komisja Mandatowa: jej członkowie na podstawie listy obecności stwierdzają czy walne zebranie jest prawomocne.
  • Komisja Wyborcza: do tej komisji można zgłaszać kandydatów do władz i na delegatów na Okręgowy Zjazd.
  • Komisja Uchwał i Wniosków: rejestruje projekty uchwał i wniosków przedstawione przez zarząd ROD lub zgłaszane przez członków PZD. Jej zadaniem jest również uwzględnienie w treści dokumentów wszystkich zmian i uwag przyjętych przez walne zebranie. Przewodniczący Komisji przedstawia treść uchwał przed poddaniem ich pod głosowanie przez przewodniczącego walnego zebrania.

7.Prezes zarządu ROD przedstawia “Sprawozdanie z działalności zarządu” i “Sprawozdanie finansowe za rok 2023″.

8.Zarząd ROD przedstawia sprawozdanie z działalności za okres kadencji.

9.Zarząd ROD przedstawia informację o wynikach kontroli prowadzonej w ROD w 2023 roku – jeżeli taka miała miejsce (Informacja nie obejmuje i nie oznacza udostępnienia całości lub części protokołów z kontroli do wglądu przez działkowców).

10.Przewodniczący Komisji Rewizyjnej ROD przedstawia sprawozdanie z działalności komisji w 2023 roku i za okres kadencji.

11.Komisja Rewizyjna ROD przedstawia ocenę sprawozdań zarządu ROD z działalności i sprawozdania finansowego za 2023 r. wraz z wnioskami o zatwierdzenie bądź nie zatwierdzenie a także z wnioskiem o udzielenie zarządowi absolutorium.

12.Przewodniczący Komisji Mandatowej przedstawia sprawozdanie w którym stwierdza prawomocność walnego zebrania oraz możliwość procedowania i podejmowania wiążących uchwał.

13.Zarząd ROD przedstawia projekt programu działania ROD na kadencję 2024-2028 i projekt planu pracy na 2024 rok.

14.Zarząd ROD przedstawia projekt realizacji zadania inwestycyjnego (remontowego) w tym partycypacji finansowej działkowców – jeżeli takie jest planowane.

15.Zarząd ROD przedstawia projekt podstawowej opłaty ogrodowej na 2024 rok (tzw. opłata za m2).

16.Zarząd ROD przedstawia projekt uchwał w sprawie wysokości i terminu wnoszenia opłaty ogrodowej energetycznej, opłaty ogrodowej wodnej i opłaty za wywóz śmieci.

17.Zarząd ROD przedstawia projekt preliminarza finansowego ROD na 2024 r.

Komisja Rewizyjna ROD przedstawia opinię na temat preliminarza finansowego ROD i ocenę z wnioskiem o przyjęcie.

18.Dyskusja.

19.Blok głosowań:

  • Zatwierdzenie sprawozdania z działalności Zarządu ROD w 2023 r. i za okres kadencji 2019 – 2024.
  • Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 r.
  • Udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi ROD.
  • Zatwierdzenie sprawozdania z działalności Komisji Rewizyjnej ROD za 2023 r. i za okres kadencji 2019 – 2024.
  • Uchwalenie programu działania na kadencję w latach 2024-2028 i planu pracy na 2024 rok.
  • Ustalenie kwoty przeznaczonej na świadczenia pieniężne i nagrody wypłacane z tytułu pracy społecznej w ROD – jeżeli jest planowane.
  • Uchwalenie opłat ogrodowych i terminu ich wnoszenia w 2024 roku.
  • Uchwalenie realizacji zadania inwestycyjnego (remontowego), w tym partycypacji finansowej działkowców – jeżeli jest planowane.
  • Inne uchwały, np. w sprawie wniosku o zatwierdzenie/zmianę planu zagospodarowania ROD.
  • Uchwalenie preliminarza finansowego na 2024 rok.

20.Przewodniczący walnego zebrania proponuje skład liczbowy Zarządu ROD (5-11 członków) i Komisji Rewizyjnej ROD (3-9 członków).

21.Przewodniczący Komisji Wyborczej przedstawia kandydatów do organów ROD i na delegatów na Okręgowy Zjazd Delegatów PZD.

22.Głosowanie nad kandydaturami.

23.Przerwa w obradach i pierwsze posiedzenie nowego Zarządu ROD oraz nowej Komisji Rewizyjnej.

24.Podanie informacji o objęciu funkcji w organach przez poszczególnych członków.

25.Sprawy różne.

26.Przewodniczący ogłasza zakończenie obrad.